LECCIONES

- La sintaxis de una fórmula
- Prioridad en las fórmulas
- Mensajes de error
- Primera práctica con fórmulas
- Referencias

 

En esta lección comenzaremos a estudiar la parte más importante de Excel, las fórmulas con múltiples ejemplos prácticos

 

La sintaxis de una fórmula

 

Una fórmula es una expresión que introducimos en una celda y que relaciona valores y fórmulas de otras celdas para producir un resultado.  Una fórmula comienza siempre con el signo igual (=) y puede contener textos, números, referencias de celdas, etc.

         En la celda que contiene una fórmula se visualiza siempre el resultado de la misma y la fórmula en sí se visualiza en la barra de fórmulas.

         La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos operadores son:

Artiméticos:

         Suma                     +

         Resta                     -

         Multiplicación           *

         División                  /

         Porcentaje              %

         Exponente              ^

 

De comparación

         Igual                      =

         Distinto                  <>

         Mayor                    >

         Menor                    <

         Mayor o igual         >=

         Menor o igual         <=

 

De texto

         Contatenación          &

 

Este último operador sirve básicamente para unir cadenas de texto y producir un nuevo valor a partir de esa unión. P.Ejemplo: Zorro&Rojo = ZorroRojo

 

Ejemplos de fórmulas serían:

 

=12+5         Suma los valores numéricos 12 y 5

=C1+C5       Suma el contenido de las celdas C1 y C5

=(C1+C5)-A2         Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2.

=Ventas-Gastos    Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos

=2^3           Eleva al cubo el número 2

 

           Prioridad en las fórmulas

Es muy importante señalar que en una fórmula, la introducción de algunos de los diferentes operadores tiene prioridad sobre otros. Observa el orden de prioridad de los operadores.

 

          1.    Porcentaje

            2.   Exponente

            3.   Multiplicación y división

            4.   Suma y resta

            5.   Unión de texto

           6.    Comparación

 

Así, si introducimos la fórmula:

 

         = 10 + 2 * 10 producirá un resultado de 30, pues primero se realiza la operación de multiplicación de 2 * 10 y finalmente se le suma el primer 10.

         = (10 + 2) * 10 producirá un resultado de 120, pues en este caso se producirá en primer lugar la multiplicación del interior del paréntesis multiplicando su resultado por el último 10.

          

            Mensajes de error

 

En algún momento puede producirse el hecho de que nos equivoquemos en la realización de una fórmula y que ésta intente realizar cálculos con datos erróneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un número en C2, por lo que Excel devolverá un mensaje de error. Observa los siguientes mensajes de error y su causa:

 

#¡DIV/0!     Se está intentando dividir un número entre 0

#N/A           Valor no disponible

#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce

#¿NULO!       Intersección no válida de dos áreas

#¡NUM!        Número utilizado de forma incorrecta

#¡REF!            Referencia no válida a una celda

#¡VALOR!      Operando o argumento erróneo

#######    Columna demasiado estrecha para ver los datos

           

            Primera práctica con fórmulas

            Práctica 1.

        

           1.  Copia los siguientes datos:

 

 

           2.   Sitúa el cursor en la celda B7

           3.   Escribe la siguiente fórmula:

=B3+B4+B5

           4.   Pulsa Intro

Aparecerá el resultado de la fórmula. Cuando trabajamos con fórmulas, Excel calcula siempre el contenido de la fórmula que estamos utilizando. En este caso, podríamos introducir la fórmula. =100000+50000+25000 pero siempre daría el mismo resultado porque lo que hacemos es calcular una suma con números fijos. Por eso utilizaremos los nombres de las celdas. La ventaja será que si posteriormente cambiamos algún dato de las celdas, la fórmula se recalcularía automáticamente y volvería a darnos el resultado actualizado.

A continuación podríamos introducir la misma fórmula bajo la columna de los números de los gastos, pero lo que haremos será utilizar la potente función de copia de Excel.

           5.   Sitúa el cursor en la celda B7 y pulsa el botón Copiar de la barra de herramientas (o bien la opción Edición – Copiar).

           6.   Sitúa el cursor en la celda E7 y pulsa el botón Pegar de la barra de herramientas (o bien la opción Edición – Pegar).

La fórmula se ha copiar, pero Excel ha actualizado las celdas de la fórmula a la columna donde se encuentra el cursor actualmente.

           7.   Sitúa el cursor en la celda A9 y escribe el siguiente texto:

BENEFICIOS:

           8.   Sitúa el cursor en la celda A10 y escribe la siguiente fórmula.

=B7-E7

           9.    Pulsa Intro y verás que el resultado es negativo, es decir, los gastos han sido superiores a los ingresos.

          10. Graba la hoja. Puedes darle el nombre que desees.

          11. Accede a Archivo – Cerrar

          12. Accede a Archivo – Nuevo y acepta el nuevo libro de trabajo

          13. Copia la siguiente hoja

 

           14. Sitúa el cursor en la celda B6 y escribe la fórmula:

=B2+B3+B4

(A partir de ahora supondremos que has pulsado Intro para validar la fórmula)

           15. Vuelve a situarte en B6

           16. Sitúa el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda, de forma que sin pulsar nada, aparezca una cruz negra. Cuando la veas, pulsa click y sin soltar el ratón, “arrastra” hacia la derecha hasta la celda D6

Si ha funcionado correctamente, la fórmula de la celda inicial se habrá copiado en las dos celdas de al lado, dando como resultado, la suma de cada columna.

 

Para quitar la selección de color negro, puedes pulsar un click en cualquier parte de la hoja.

 

  Referencias

 

Cuando copiamos fórmulas de la forma que acabamos de ver, el contenido de la fórmula se actualiza a medida que copiamos en horizontal o en vertical. Si te sitúas en las celdas C6 y D6 y miras en la barra de fórmulas, observarás que cada celda contiene la fórmula de su columna correcta. La referencia indica la posición de la celda contenida en la fórmula. Observa la siguiente hoja:

 

 

 

En este caso, en la primera fórmula de la celda B6 hemos sumado la columna B, pero también hemos incluido en la fórmula la celda F1 de forma que sume el contenido de ésta celda en la suma de la columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la fórmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda C6 lo siguiente: =C2+C3+C4+G2. Es decir, Excel ha copiado la fórmula, pero también ha desplazado la referencia de la celda F2 y ahora la ha convertido en G2. No hace falta mencionar que en G2 no hay ningún dato. Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas y las ha copiado hacia su derecha. En nuestro ejemplo, no nos interesa que la celda F2 se modifique a medida que copiamos la fórmula.

Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda F2 en referencia absoluta es decir, que aunque copiemos la fórmula en otras posiciones, la referencia a la celda F2 no cambie nunca.

Celdas relativas: indican la posición de la celda como desplazamiento a partir de la cual se está introduciendo la fórmula. Si las celdas referenciadas cambian de ubicación, Excel ajusta las referencias para adaptarlas a la nueva posición.

Celdas absolutas: indican posiciones que no cambian. Una celda se convierte en absoluta añadiendo antes y después de la letra de la columna el signo dólar ($). Por ejemplo: $B$6

Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $B6, A$7...

Podemos convertir una celda en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la columna y pulsando la tecla F4. Esto añade automáticamente el signo dólar a la columna y la convierte en absoluta.

Siguiendo con nuestro ejemplo, si modificamos la fórmula de la primera celda como sigue: =B2+B3+B4+$F$2 y la volvemos a copiar hacia la derecha, observaremos que Excel ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones de las fórmulas (relativas), pero la celda F2 no cambia en la copia (absoluta).

 

 

 

Práctica 2

Practica con la siguiente hoja. Las celdas que contienen las fórmulas son de color rojo. Deberás realizar las indicaciones que se adjuntan:

 

 

 

 

TECNOLOGIA

Definición de Tecnología

Es un conjunto ordenado de instrumentos, conocimientos, procedimientos y métodos aplicados en las distintas ramas industriales.

Es una actividad socialmente organizada, planificada que persigue objetivos conscientemente elegidos y de características esencialmente prácticas.

Es el conjunto organizado de conocimientos aplicados para alcanzar un objetivo específico, generalmente el de producir y distribuir un bien o servicio.

Ángulos de la tecnología

La tecnología puede considerarse desde dos ángulos diferentes como una variable ambiental externa o coma una variable organizacional interna:

La tecnología como variable ambiental. La tecnología es un componente del medio ambiente en la medida en que las empresas adquieren, incorporan y utilizan sus sistemas, las tecnologías creadas y desarrolladas por otras empresas pertenecientes a su ambiente de tarea.

La tecnología como variable organizacional. La tecnología es un componente organizacional en la medida que se hace parte del sistema interno de la organización y por tanto influye en el y su ambiente de tarea.

La tecnología puede considerarse como una variable ambiental que influye en las organizaciones, desde el punto de vista de la organización, la tecnología puede ser abordada y analizada desde' varios ángulos y perceptivas, tal es su complejidad. algunos autores han intentado proponer clasificaciones o tipologías de tecnologías para facilitar el estudio de su administración.

Tipología de tecnologías (Thompson)

Thompson dentro de su investigación señala que la tecnología es una variable importante para la comprensión de las acciones de las empresas, la acción de las empresas se fundamenta en los resultados deseados y en las convicciones sobre las relaciones de causa y efecto, para alcanzar un resultado, el conocimiento humano prevé las acciones necesarias y la manera de ejecutarlas. Así una tecnología instrumentándose perfecta produciría inevitablemente el resultado deseado, mientras que una tecnología menos perfecta prometerá un resultado altamente probable o incluso posible.

Thompson propone una tipología de tecnologías, en la cual identifica tres tipos, de acuerdo con su disposición dentro de la organización.

1. Tecnología de eslabones en cadena

Esta basada en la necesaria interdependencia en serie de las tareas para completar un producto, un tipo único de producción significa la necesidad de una tecnología única, y por lo tanto de criterios definidos para la elección de máquinas y herramientas, construcción de dispositivos para el flujo del trabajo, adquisición de materias primas y selección de operadores humanos, la repetición de los procesos productivos proporciona la experiencia de eliminar imperfecciones en la tecnología.

2. Tecnología mediadora.

Algunas organizaciones tienen por función básica relacionar clientes que son o desean ser independientes. Los bancos comerciales relacionan a los depositantes con las personas que reciben préstamos; las compañías de seguros relacionan a quienes desean asociarse en riesgos comunes; las empresas de publicidad venden tiempo y espacio, y relacionan las diversas organizaciones por medio de los canales publicitarios; las compañías telefónicas relacionan a quiénes quieren llamar con los que quieren ser llamados; las agencias de empleos median en la búsqueda de oferta de empleo, la estandarización permite que la tecnología mediadora funcione en el tiempo y espacio, y asegura a cada segmento de la empresa que otros segmentos están funcionando de la misma manera.

3. Tecnología Intensiva.

Representa la centralización de una amplia variedad de habilidades y especializaciones en un único cliente, la tecnología intensiva requiere aplicar, parcial o completamente, todas las aptitudes potencialmente necesarias, de acuerdo con la combinación correcta que exija el caso o proyecto individual, la tecnología intensiva conduce, prácticamente, a un organización por proyectos, este tipo de organización, se ve reflejada en los hospitales y la industria de la construcción.

Clasificación de la tecnología

Thompson clasifica la tecnología en dos tipos básicos:

Tecnología flexible: la flexibilidad de la tecnología infiere a la amplitud con que las máquinas, el conocimiento técnico y las materias primas pueden ser utilizadas en otros productos o servicios. Dicha de otra manera es aquella que tiene varias y diferentes formalidades por ejemplo: la industria alimenticia, la automotriz, los medicamentos, etc.

Tecnología fija: es aquella que no puede utilizarse en otro productos o servicios. También puede decirse que es aquella que no esta cambiando continuamente por ejemplo: Las refinerías de petróleo, la siderúrgica, cemento y petroquímica.

Sin embargo a pesar de la clasificación de Thompson existen otras, las cuales se mencionan a continuación:

Tecnología Blanda ("soft technology"). Se refiere a los conocimientos de tipo organizacional, administrativo y de comercialización excluyendo los aspectos técnicos.

Tecnología de Equipo. Es aquella cuyo desarrollo lo hace el fabricante de equipo y/o el proveedor de materia prima; la tecnología esta implícita en el equipo mismo, y generalmente se refiere a industrias de conversión como plástico, textiles y hules.

Tecnología de Operación. Es la que resulta de largos períodos de evolución; los conocimientos son productos de observación y experimentación de años en procesos productivos. En este tipo de tecnología es frecuente la incidencia de tecnologías de equipo y de proceso, por lo que a veces se le considera como una mezcla de condicionantes tecnológicas.

Tecnología de Producto. Es el conocimiento de las características y especificaciones de un producto o servicio diseñado de conformidad a las necesidades de los procesos de manufactura y del mercado. La tecnología específica para la fabricación del producto/servicio, su método, procedimiento, especificaciones de diseño, de materiales, de estándares y de mano de obra. Es el conjunto de conocimientos y experiencias que permite conocer la estructura, propiedades y características funcionales de un producto.

Tecnología Dura. Es la parte de conocimientos que se refiere a aspectos puramente técnicos de equipos, construcciones, procesos y materiales.

Tecnología Limpia. Término para designar las tecnologías que no contaminan y que utilizan los recursos naturales renovables y no renovables en forma racional.

La influencia de la tecnología sea flexible es más perceptible cuando esta asociada al tipo de producto de la organización.

Producto concreto: producto que puede ser descrito con gran precisión, identificado con gran especialidad, medido y evaluada.

Producto abstracto: no permite descripción precisa, ni identificación o especialización claras.

Ambas clasificaciones binarias pueden reunirse en una tipología de tecnología y productos que permite considerar las consecuencias para la elaboración de la política administrativa de una organización. De ahí surgen cuatro combinaciones:

Tecnología fija y producto concreto: característica de las organizaciones en las cuales las posibilidades de cambio tecnológico son mínimas, e incluso difíciles, la formulación de la estrategia global de la organización se centra en la comercialización del producto, con especial refuerzo en el área de mercadeo, (empresas de automóviles)

Tecnología fija y producto abstracto: Dentro de este tipo de tecnología se preocupa principalmente por influir en las partes pertinentes del ambiente de tarea para que acepten nuevos productos que la organización desea ofrecer, (instituciones educativas basadas en conocimientos altamente especializados y que ofrecen cursos variados)

Tecnología flexible y producto concreto: La organización puede ejecutar cambios y adaptar las máquinas y equipos, las técnicas, los conocimientos y el personal, (dentro de esta tecnología se encuentran las empresas del campo de los plásticos, o de equipos electrónicos, sujetos a cambios e innovaciones tecnológicas constantes que obligan a que las tecnologías adoptadas, deban revaluarse, modificarse y adaptarse con mucha frecuencia.)

Tecnología flexible y producto abstracto: Se encuentra en organizaciones con gran adaptabilidad al medio ambiente. La estrategia global se centra en obtener el consenso externo respecto del producto que va ofrecerse en el mercado (consenso de clientes y consenso de empleados), ya que las posibilidades de cambio tecnológico son muchas y el mayor problema de la organización reside en la sugerencia de la alternativa más adecuada un ejemplo básico son: las empresas de publicidad y relaciones públicas, las empresas de consultoría administrativa, de consultoría legal, auditoria, etc.

Una organización comprometida con una tecnología especifica puede perder la oportunidad de producir determinado producto para otras organizaciones con tecnología más flexible, ya que la flexibilidad de la organización para cambiar de un producto a otro con relativa rapidez tiende a decrecer a medida que un tecnología se vuelve más especializada

Características de la tecnología

La tecnología tiene ciertas características generales, como lo son: la especialización, la integración, la discontinuidad y el cambio.

Como la tecnología aumenta la especialización tiende a aumentar. La integración es mucho más difícil en una sociedad de alta tecnología que en la de menor tecnología, porque la primera tiende a hacer más complejo un sistema y sus partes más interdependientes.

El flujo de tecnología no es una corriente continua, sino más bien una serie de descubrimientos de nuevos avances. La revolución tecnológica, produce tal vez, con cierta demora una revolución social paralela, ya que, tienen cambios tan rápidos que van creando problemas sociales mucho antes de que la sociedad sea capaz de encontrar soluciones. En el puesto de trabajo se requiere de una serie de cambios en las formas de organización, estilos de supervisión, estructuras de recompensas y muchos otros. Para un ajuste a la tecnología, lo que se requiere es más movilidad económica y social, ocupacional y geográfica, administrativa y del empleado.

Impacto de la tecnología

La influencia de la tecnología sobre la organización y sus participantes es muy grande, pero en resumen podríamos decir:

La tecnología tiene la propiedad de determinar la naturaleza de la estructura organizacional y el comportamiento organizacional de las empresas. Se habla de imperativo tecnológico cuando se refiere al hecho de que es la tecnología la que determina (y no influencia simplemente) la estructura de la organización y su comportamiento. A pesar de lo exagerado de esta afirmación, no hay duda alguna de que existe un fuerte impacto de la tecnología sobre la vida, naturaleza y funcionamiento de las organizaciones.

La tecnología, esto es, la racionalidad técnica, se volvió sinónimo de eficiencia. La eficiencia se volvió al criterio normativo por el cual los administradores y las organizaciones acostumbran ser evaluados.

La tecnología, en nombre del progreso, crea incentivos en todos los tipos de empresas, para llevar a los administradores a mejorar cada vez más su eficacia, pero siempre dentro de los límites del criterio normativo de producir eficiencia.

El diseño organizacional es profundamente afectado por la tecnología utilizada por la organización: las firmas de producción en masa con éxito tendían a ser organizadas en líneas clásicas, con deberes y responsabilidades claramente definidos, unidad de mando, clara distinción entre línea y staff y estrecha amplitud de control (cinco a seis subordinados para cada jefe ejecutivo). En la tecnología de producción en masa la forma burocrática de organización se muestra asociada con el éxito.

Conclusión

La tecnología ayuda a tener mejor producción, en algunos casos puede abaratar los costos, pero también trae como consecuencias: contaminación, despido masivos de obreros, costos social alto.

Los administradores deberán conocer bien el tipo de producto que se va a obtener, el proceso, los insumos, etc. para determinar que tecnología se va a utilizar.