- La sintaxis de una fórmula
- Prioridad en las fórmulas
- Mensajes de error
- Primera práctica con fórmulas
- Referencias
En esta lección comenzaremos a estudiar la parte
más importante de Excel, las fórmulas con múltiples ejemplos prácticos
Una fórmula
es una expresión que introducimos en una celda y que relaciona valores y
fórmulas de otras celdas para producir un resultado. Una fórmula comienza siempre con el signo
igual (=) y puede contener textos,
números, referencias de celdas, etc.
En
la celda que contiene una fórmula se visualiza siempre el resultado de la misma
y la fórmula en sí se visualiza en la barra de fórmulas.
La
fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos
operadores son:
Artiméticos:
Suma +
Resta -
Multiplicación *
División /
Porcentaje %
Exponente ^
De comparación
Igual =
Distinto <>
Mayor >
Menor <
Mayor o igual >=
Menor o igual <=
De texto
Contatenación &
Este último
operador sirve básicamente para unir cadenas de texto y producir un nuevo valor
a partir de esa unión. P.Ejemplo: Zorro&Rojo = ZorroRojo
Ejemplos de
fórmulas serían:
=12+5 Suma los valores numéricos 12 y 5
=C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5
=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las
celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2.
=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y
Gastos
=2^3 Eleva al cubo el número 2
Es muy importante
señalar que en una fórmula, la introducción de algunos de los diferentes
operadores tiene prioridad sobre otros. Observa el orden de prioridad de los
operadores.
1. Porcentaje
2. Exponente
3. Multiplicación y división
4. Suma y resta
5. Unión de texto
6. Comparación
Así, si
introducimos la fórmula:
=
10 + 2 * 10 producirá un resultado de 30,
pues primero se realiza la operación de multiplicación de 2 * 10 y finalmente
se le suma el primer 10.
=
(10 + 2) * 10 producirá un resultado de 120, pues en este caso se producirá en primer lugar la
multiplicación del interior del paréntesis multiplicando su resultado por el
último 10.
En algún momento
puede producirse el hecho de que nos equivoquemos en la realización de una
fórmula y que ésta intente realizar cálculos con datos erróneos. Por ejemplo,
podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un número en C2, por lo que
Excel devolverá un mensaje de error. Observa los siguientes mensajes de error y
su causa:
#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0
#N/A Valor no disponible
#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas
#¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta
#¡REF! Referencia no válida a una celda
#¡VALOR! Operando o argumento erróneo
####### Columna
demasiado estrecha para ver los datos
Práctica 1.
1. Copia los siguientes datos:
2. Sitúa el cursor en la celda B7
3. Escribe la siguiente fórmula:
=B3+B4+B5
4. Pulsa Intro
Aparecerá el resultado de la fórmula.
Cuando trabajamos con fórmulas, Excel calcula siempre el contenido de la
fórmula que estamos utilizando. En este caso, podríamos introducir la fórmula. =100000+50000+25000 pero siempre daría
el mismo resultado porque lo que hacemos es calcular una suma con números fijos.
Por eso utilizaremos los nombres de las celdas. La ventaja será que si
posteriormente cambiamos algún dato de las celdas, la fórmula se recalcularía
automáticamente y volvería a darnos el resultado actualizado.
A continuación
podríamos introducir la misma fórmula bajo la columna de los números de los
gastos, pero lo que haremos será utilizar la potente función de copia de Excel.
5. Sitúa el cursor en la celda B7
y pulsa el botón Copiar de la barra
de herramientas (o bien la opción Edición
– Copiar).
6. Sitúa el cursor en la celda E7
y pulsa el botón Pegar de la barra
de herramientas (o bien la opción Edición
– Pegar).
La fórmula se ha copiar, pero Excel ha actualizado las celdas de la
fórmula a la columna donde se encuentra el cursor actualmente.
7. Sitúa el cursor en la celda A9
y escribe el siguiente texto:
BENEFICIOS:
8. Sitúa el cursor en la celda A10
y escribe la siguiente fórmula.
=B7-E7
9.
Pulsa Intro y verás que el
resultado es negativo, es decir, los gastos han sido superiores a los ingresos.
10.
Graba la hoja. Puedes darle el nombre que desees.
11.
Accede a Archivo – Cerrar
12.
Accede a Archivo – Nuevo y
acepta el nuevo libro de trabajo
13.
Copia la siguiente hoja
14.
Sitúa el cursor en la celda B6
y escribe la fórmula:
=B2+B3+B4
(A partir de
ahora supondremos que has pulsado Intro
para validar la fórmula)
15.
Vuelve a situarte en B6
16.
Sitúa el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda,
de forma que sin pulsar nada, aparezca una cruz negra. Cuando la veas, pulsa
click y sin soltar el ratón, “arrastra” hacia la derecha hasta la celda D6
Si ha funcionado correctamente, la fórmula de la celda inicial se
habrá copiado en las dos celdas de al lado, dando como resultado, la suma de
cada columna.
Para quitar la selección de color negro, puedes pulsar un click en
cualquier parte de la hoja.
Cuando copiamos fórmulas de la forma que acabamos
de ver, el contenido de la fórmula se actualiza a medida que copiamos en
horizontal o en vertical. Si te sitúas en las celdas C6 y D6 y miras en la
barra de fórmulas, observarás que cada celda contiene la fórmula de su columna
correcta. La referencia indica la
posición de la celda contenida en la fórmula. Observa la siguiente hoja:
En este caso, en la primera fórmula de la
celda B6 hemos sumado la columna B,
pero también hemos incluido en la fórmula la celda F1 de forma que sume el contenido de ésta celda en la suma de la
columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la fórmula
en las celdas de al lado, observaremos en la celda C6 lo siguiente: =C2+C3+C4+G2.
Es decir, Excel ha copiado la fórmula, pero también ha desplazado la referencia
de la celda F2 y ahora la ha convertido en G2. No hace falta mencionar que en
G2 no hay ningún dato. Excel ha tomado las referencias de la primera celda como
posiciones relativas y las ha
copiado hacia su derecha. En nuestro ejemplo, no nos interesa que la celda F2 se modifique a medida que copiamos
la fórmula.
Para que no ocurra esto, debemos convertir
la celda F2 en referencia absoluta es decir, que aunque copiemos
la fórmula en otras posiciones, la referencia a la celda F2 no cambie nunca.
Celdas
relativas: indican la posición de la celda como
desplazamiento a partir de la cual se está introduciendo la fórmula. Si las
celdas referenciadas cambian de ubicación, Excel ajusta las referencias para
adaptarlas a la nueva posición.
Celdas
absolutas: indican posiciones que no cambian. Una
celda se convierte en absoluta añadiendo antes y después de la letra de la
columna el signo dólar ($). Por
ejemplo: $B$6
Celdas
mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores.
Por ejemplo: $B6, A$7...
Podemos convertir una celda en absoluta
posicionando el cursor al lado del nombre de la columna y pulsando la tecla F4. Esto añade automáticamente el signo
dólar a la columna y la convierte en absoluta.
Siguiendo con nuestro ejemplo, si modificamos la fórmula de la primera celda como sigue: =B2+B3+B4+$F$2 y la volvemos a copiar hacia la derecha, observaremos que Excel ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones de las fórmulas (relativas), pero la celda F2 no cambia en la copia (absoluta).
Práctica 2
Practica
con la siguiente hoja. Las celdas que contienen las fórmulas son de color rojo.
Deberás realizar las indicaciones que se adjuntan:
