En esta primera lección vamos a familiarizarnos con el entorno de Excel. Veremos las partes de la pantalla, menús, introducción de datos, operaciones básicas, etc.
Introducción
Una hoja de cálculo Electronica es un programa que permite realizar cálculos aritméticos, estadísticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. Excel es el máximo exponente de las hojas de cálculo existentes en el mercado actual. Con Excel podemos generar presupuestos, gráficos estadísticos, facturas, análisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos facilitará el cálculo de operaciones complejas.
2007
La pantalla principal de trabajo de Excel es muy similar a la de cualquier otra aplicación Windows. Sobre todo es casi idéntica a la de cualquier otro programa del paquete de Microsoft Office.
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Los menús de Excel
Los menús de Excel contienen acciones muy comunes en la mayoría de aplicaciones Windows. Las acciones más importantes a grandes rasgos son las siguientes:
Menú Archivo: podemos abrir, guardar, imprimir, etc. Excel 2000 incorpora una nueva característica en este menú que es la posibilidad de guardar el archivo en formato HTML
Menú Edición: permite la mayoría de acciones conocidas como copiar, pegar, buscar, reemplazar, etc.
Menú Ver: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Una característica especial de este menú es la posibilidad de ver los saltos de página previos a una impresión.
Menú Insertar: permite insertar celdas, hojas, saltos de página, gráficos, funciones, etc.
Menú Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de letra, etc.
Menú Herramientas: revisión ortográfica, auditoría, o realizar macros.
Menú Datos: útil para gestionar bases de datos, listas, o esquemas resumidos.
Menú Ventana: permite organizar las ventanas abiertas en cascada, mosaico, etc.
Menú Ayuda: información sobre aprendizaje y uso de Excel.
Conceptos básicos
Antes de comenzar con nuestra primera hoja, vamos a ver algunos conceptos fundamentales de Excel:
Hoja: se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden cambiar.
Celda:
Cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los datos.
Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la columna Z, nos encontramos con la columna AA,AB,AC... y asì hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB.. y así hasta la última columna que es la IV
Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 16.384 que es la última.
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión XLS con todas las hojas que tuviese el libro.
Rango:
Grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5 El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda seleccionadas. Observa en la siguiente página algunos ejemplos de rangos:
Rango A1:A5
Desplazamiento por la hoja
De momento vamos a echar un vistazo a la forma de trabajar con Excel. Por ello, no te preocupes si de momento no entiendes algunos de los conceptos que veremos a continuación.Para desplazarte a través de las celdas de Excel puedes utilizar alguno de estos métodos:
Con las teclas de movimiento de cursor del teclado
Con un click en una celda específica
Con la función Ir a.... del menú Edición (o bien la tecla F5)
. Práctica 1
Abre el menú Edición y escoge la opción Ir a...
En la casilla Referencia, escribe por ejemplo G230 y acepta.
Ahora el cursor ha saltado a la celda G230. Para volver a la celda inicial A1 existe una combinación común en muchos programas de Windows:
Pulsa la combinación Ctrl+Inicio
Microsoft Office Excel 2007
Selección de celdas
Para seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en medio de una celda, pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, “arrastrar” hacia alguna dirección. Es exactamente igual que cuando seleccionas un texto en cualquier aplicación Windows.
Práctica 2
Selecciona un grupo de celdas(rango A1:B6)
Para quitar la selección tan sólo debemos pulsa un click en cualquier otra celda o bien pulsar una tecla de desplazamiento del teclado.
Prueba tú mismo a seleccionar varios tipos de rangos.
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Escribir texto en Excel
La escritura del texto en Excel es sumamente sencilla. Tan sólo hemos de situarnos en la celda requerida y escribir directamente el texto. Una vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de fórmulas pulsar el botón IntroducirPráctica 3
Sitúate en la celda A1 y escribe el siguiente texto:
Ventas
Observa que al comenzar a escribir, aparece automáticamente el texto en la barra de fórmulas así como los botones se ven activados.
Ahora podemos aceptar el texto de las siguientes formas:
Pulsando Intro
Pulsando alguna tecla de desplazamiento del teclado
Pulsando el botón Introducir de la barra de fórmulas
Si queremos cancelar la entrada de datos podemos:
Pulsar el botón Cancelar de la barra de herramientasPulsar la tecla Esc
Acepta la entrada
Microsoft Office Excel
Modificar y borrar el texto
Para modificar el texto de una celda podemos:
Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto.
Situar el cursor en la celda y pulsar click en la barra de fórmulas.
Pulsar doble click en la celda del texto
Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2
Para borrar el texto de una celda podemos:
Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr
Ir a Edición – Borrar
Pulsar el botón derecho y escoger la opción Eliminar
De todas formas, siempre es recomendable optar por la solución más rápida (en este caso, la tecla Supr)
Práctica 4
Escribe la siguiente lista de datos:
Observa que el contenido de las celdas A2 y A6 sobrepasan el ancho de la columna. No te preocupes por eso. En estas primeras prácticas seguramente verás alguna opción algo avanzada y que no entenderás demasiado. No te desesperes por eso, pues ahora sólo se trata de familiarizarse con el modo de trabajo de Excel.
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Operaciones con hojas de Excel
Un libro de trabajo consta de varias hojas. Inicialmente, Excel nos permite trabajar con tres hojas cuyas etiquetas podemos observar en la parte inferior de la hoja en la que estamos trabajando. No obstante, podemos insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas....Cambiar el nombre a una hoja
Práctica 5
Pulsa dobre click sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando está seleccionada, escribe directamente: Listado (Intro para finalizar)
Otro sistema para cambiar el nombre será desde Formato – Hoja – Cambiar nombre, o bien desde el menú contextual (botón derecho del ratón), aunque nos decantaremos por el sistema más rápido que es el que hemos visto. Microsoft Office Excel
Copiar una hoja
Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listado una posición hacia su derecha. La hoja mostrará un 2 entre paréntesis:
Otro sistema sería desde Edición – Mover o copiar hoja donde veríamos un cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajo y el lugar donde queremos colocar la hoja.Mover una hoja
Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL pulsada), la hoja Listado hacia otra posición.
Insertar una hoja
Selecciona con un click la hoja Listado
Abre el menú Insertar y escoge la opción Hoja
La hoja nueva se inserta adaptando una numeración correlativa:
También podríamos insertarla con el botón derecho del mouse.
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Eliminar una hoja
Selecciona cualquier hoja y pulsa el botón derecho del ratón . Escoge la opción Eliminar. Acepta el mensaje de Excel.
También podríamos eliminarla desde la opción Edición - Eliminar hoja.
